尊敬的公司领导、财务中心：

为进一步优化公司财务结算流程，提高资金周转效率，深化与核心供应商的战略合作，采购部（项目部）现就与XXX设备有限公司（以下简称“供应商”）合作项目中，申请将前期缴纳的履约保证金直接转为采购货款一事，特向公司领导及财务中心呈报请示。具体情况汇报如下：

**一、 前期保证金缴纳及项目履约情况**

2023年5月，我司与供应商签订了《XXX核心设备采购及安装合同》（合同编号：CG-2023-0512），合同总金额为人民币500万元。根据合同约定，为保障项目顺利实施及产品质量，我司于2023年5月20日向该供应商对公账户支付了人民币50万元（大写：伍拾万元整）作为项目履约保证金。

截至目前，该供应商已严格按照合同约定，按时、保质、保量完成了所有设备的交付、安装与调试工作。经我司技术部、质量部及项目部联合验收，各项指标均符合合同标准及国家相关规范，项目已顺利通过最终验收并正式投入使用。在履约期间，该供应商未发生任何违约行为，未触发保证金扣除条款，原缴纳的50万元履约保证金已具备全额退还或结转的条件。

**二、 申请保证金转货款的原因及必要性**

目前，该项目已进入最终的货款结算阶段。按照常规流程，我司需先向供应商支付剩余货款，供应商再将50万元保证金原路退还至我司账户。经与供应商友好协商，双方一致同意将该笔保证金直接转为等额的采购货款。此举主要基于以下考量：

1. **简化财务流程，降低操作成本。** 避免了“先退后付”或“先付后退”的繁琐审批与资金划拨流程，减少了双方财务人员的工作量及跨行转账的手续费支出，提升了结算效率。

2. **提高资金利用率，缓解资金压力。** 直接进行账务抵扣，能够有效减少我司当期的现金流出，提高公司整体资金的周转效率和使用效益，符合公司“降本增效”的管理导向。

3. **巩固合作关系，实现互利共赢。** 此举体现了我司在结算上的灵活性与高效性，有助于增强供应商对我司的信任，为后续开展更深层次的战略合作奠定良好基础。

**三、 具体操作方案及合规性说明**

为确保此次保证金转货款操作的合规性与严谨性，我部拟会同财务部、法务部采取以下配套措施：

1. **签署补充协议：** 由法务部协助起草《保证金转货款补充协议》，明确双方同意将原50万元履约保证金直接抵扣等额采购货款，并重新核定剩余应付货款金额（450万元）及支付节点，经双方签字盖章后生效。

2. **发票与税务处理：** 要求供应商按照合同总金额（500万元）全额开具增值税专用发票。在账务处理上，建议财务部将原计入“其他应收款-保证金”科目的50万元，结转至“应付账款”科目进行抵扣，确保账实相符、税务合规，杜绝税务风险。

3. **完善结算凭证：** 将项目验收报告、补充协议、全额发票及原保证金支付凭证作为附件，一并纳入本次货款结算的审批流程中，形成完整的财务闭环。

**四、 请示事项**

综上所述，将供应商50万元履约保证金转为采购货款，事实清晰、理由充分、方案合规，既有利于优化内部财务流程，又能有效保障业务的顺利推进。

妥否，请批示。

**附件：**

1. 《XXX核心设备采购及安装合同》及原保证金支付凭证复印件

2. 项目联合验收合格报告

3. 《保证金转货款补充协议》（草案）

4. 供应商全额增值税专用发票（或开票承诺函）

申请部门：采购部 / 项目部

申请日期：202X年X月X日